Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych. Archiwizacja dokumentów księgowych to dla wielu osób bardzo skomplikowana kwestia, ponieważ przepisy regulujące przechowywanie dokumentów księgowych są rozległe oraz zawarte w dwóch różnych ustawach.
Jednak niewiedza i stopień skomplikowania przepisów nie jest usprawiedliwieniem dla żadnego przedsiębiorcy, dlatego warto poznać podstawy przechowywania dokumentów księgowych.
Ile należy przechowywać dokumenty księgowe?
Ustawa o rachunkowości określa zasady i okresy przechowywania dokumentów księgowych w przedsiębiorstwie. Takie okresy są różne dla różnych dokumentów, dlatego warto wziąć to pod uwagę przy katalogowaniu.
Księgi rachunkowe i inwentaryzacyjne muszą być przechowywane przez 5 lat. Znakomita większość dowodów księgowych musi być przechowywana również przez 5 lat, ale liczonych od końca roku następującego po roku obrotowym. Warto pamiętać, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe muszą być przechowywane trwale.
Co zrobić z dokumentami po okresie obowiązkowego przechowywania?
Żadne przepisy nie regulują dokładnie tego, co należy zrobić z dokumentami po obowiązkowym okresie ich przechowywania. Przyjętą regułą jest, że kierownik lub pracodawca powinien zniszczyć dokumenty i sporządzić z tego odpowiedni protokół. Dokumenty muszą być zniszczone w niszczarce tak, aby wszelkie dane były niemożliwe do odczytania.
Czy warto archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?
System zarządzania dokumentami może być naprawdę przydatny, jeśli chodzi o archiwizację wielu dokumentów. Archiwizacja elektroniczna ma wiele zalet. Największą z nich jest na pewno oszczędność pieniędzy i miejsca na przetrzymywanie dokumentów. Dużym plusem jest również ułatwione szukanie odpowiednich dokumentów.
Jednak nie wolno zapominać o bezpieczeństwie. Dlatego najlepiej zainwestować w specjalny program do archiwizacji dokumentów, który będzie obwarowany wieloma zabezpieczeniami dla zagrożeń z wewnątrz i z zewnątrz. Warto pamiętać, że to właśnie przedsiębiorca jest zobowiązany do ochrony dokumentów, zwłaszcza z wrażliwymi danymi osobowymi, i to on może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej i finansowej.
